Descripción General
La presente política de protección, establece las condiciones de seguridad y confidencialidad, términos, condiciones y finalidades bajo las cuales AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A., recopila, almacena, utiliza, circula, suprime y le da tratamiento a los datos de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y establece los procedimientos instituidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.
Definiciones
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
f) Habeas Data.Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable
g) Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principios
Con sujeción al artículo 4 de la ley 1581 de 2012, en la presente política se aplicarán los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Recopilación de Datos
AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. requiere recoger la siguiente información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros: nombre y apellido, dirección de correspondencia, dirección de correo electrónico, teléfono, número de documento de identificación, cargo, referencias. El titular de los datos acepta expresamente que AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. podrá́ utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de sus datos o información personal, de forma parcial o total, para los fines expresados en esta Política de Privacidad.
AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. a través de los distintos canales de contacto con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, tales como oficina administrativa y/o página web, podrá́ recolectar datos personales tales como su nombre completo, teléfono y correo electrónico que le permitan entrar en contacto posterior con los mismos, información respecto de la cual el cliente, proveedor, contratista, empleado y ex empleado, entre otros, como titular de los datos que suministra, autoriza expresamente a AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. para usarla de acuerdo a la finalidad aquí́ informada.
AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. podrá́ recopilar la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, a través de terceros tales como socios comerciales, subcontratistas y/o entidades financieras, para las finalidades expresadas en la presente Política de Privacidad.
El titular de los datos autoriza expresamente a AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. a recolectar los datos en los términos expresados, así́ como también para consultar, complementar y actualizar dichos datos personales en cualquier tiempo, con otras bases de datos manejadas por un operador de información, con el fin de mantener actualizada la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros.
Finalidades del Tratamiento de Datos de los Clientes
La información personal de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, será́ recopilada, almacenada, usada, circulada, compartida, y/o procesada para:
– Identificar a sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. podrá́ recopilar la información de los mismos para la ejecución del contrato de prestación de servicios.
– Mantener comunicación física o electrónica con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, incluyendo el envío de la información relacionada con el contrato de prestación de servicios. Así cómo el envío de información sobre otros servicios, productos o bienes adquiridos por AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A.
– Lograr la finalidad de los contratos celebrados con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, para que éstos puedan utilizar los servicios y/o bienes adquiridos a AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A.
– Subcontratar a terceros para que procesen la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y/o para que realicen cualquier otra actividad requerida por AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. en relación con el contrato de prestación de servicios.
– Otros fines establecidos en los Términos y Condiciones de esta Política de Privacidad.
– Para otras finalidades, tales como análisis estadístico y de mercado; desarrollo y mejora de servicios y productos de AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A., iniciativas comerciales y promocionales; actualización de datos; identificación y prevención de fraude, lavado de activos y otras actividades delictivas; llevar a cabo controles reglamentarios y para fines de investigación de mercado.
Los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, autorizan a AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. a utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de sus datos o información personal, de forma parcial o total, así́ como para que transfiera dichos datos o información parcial o total a terceros.
AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. podrá́ contratar con terceros el procesamiento de la información de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y/o para que realicen cualquier otra actividad en relación a utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, de AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A.
Así mismo, los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, autorizan a AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. a compartir sus datos con empresas con las cuales tenga acuerdos comerciales, tales como entidades bancarias, entre otras, para los fines arriba expresados y estos terceros estarán obligados a cumplir con todas las regulaciones y políticas de privacidad de AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A.
Igualmente, con la aceptación de esta Política de Privacidad, los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, declaran conocer que AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. puede suministrar esta información a entidades judiciales, o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control de su operación cuando medie requerimiento legal para ello. Igualmente acepta que podrá́ ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control.
