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Política de tratamiento de datos

Descripción General

La presente política de protección, establece las condiciones de seguridad y confidencialidad, términos, condiciones y finalidades bajo las cuales AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A., recopila, almacena, utiliza, circula, suprime y le da tratamiento a los datos de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y establece los procedimientos instituidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.

Definiciones

a) Autorización: 
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
f) Habeas Data.Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable
g) Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios
Con sujeción al artículo 4 de la ley 1581 de 2012, en la presente política se aplicarán los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

Recopilación de Datos

AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. requiere recoger la siguiente información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros: nombre y apellido, dirección de correspondencia, dirección de correo electrónico, teléfono, número de documento de identificación, cargo, referencias. El titular de los datos acepta expresamente que AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. podrá́ utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de sus datos o información personal, de forma parcial o total, para los fines expresados en esta Política de Privacidad.

AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. a través de los distintos canales de contacto con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, tales como oficina administrativa y/o página web, podrá́ recolectar datos personales tales como su nombre completo, teléfono y correo electrónico que le permitan entrar en contacto posterior con los mismos, información respecto de la cual el cliente, proveedor, contratista, empleado y ex empleado, entre otros, como titular de los datos que suministra, autoriza expresamente a AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. para usarla de acuerdo a la finalidad aquí́ informada.

AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. podrá́ recopilar la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, a través de terceros tales como socios comerciales, subcontratistas y/o entidades financieras, para las finalidades expresadas en la presente Política de Privacidad.

El titular de los datos autoriza expresamente a AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. a recolectar los datos en los términos expresados, así́ como también para consultar, complementar y actualizar dichos datos personales en cualquier tiempo, con otras bases de datos manejadas por un operador de información, con el fin de mantener actualizada la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros.

 

Finalidades del Tratamiento de Datos de los Clientes

La información personal de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, será́ recopilada, almacenada, usada, circulada, compartida, y/o procesada para:

–   Identificar a sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. podrá́ recopilar la información de los mismos para la ejecución del contrato de prestación de servicios.

–   Mantener comunicación física o electrónica con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, incluyendo el envío de la información relacionada con el contrato de prestación de servicios. Así cómo el envío de información sobre otros servicios, productos o bienes adquiridos por AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A.

–   Lograr la finalidad de los contratos celebrados con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, para que éstos puedan utilizar los servicios y/o bienes adquiridos a AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A.

–    Subcontratar a terceros para que procesen la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y/o para que realicen cualquier otra actividad requerida por AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. en relación con el contrato de prestación de servicios.

–   Otros fines establecidos en los Términos y Condiciones de esta Política de Privacidad.

–   Para otras finalidades, tales como análisis estadístico y de mercado; desarrollo y mejora de servicios y productos de AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A., iniciativas comerciales y promocionales; actualización de datos; identificación y prevención de fraude, lavado de activos y otras actividades delictivas; llevar a cabo controles reglamentarios y para fines de investigación de mercado.

Los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, autorizan a AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. a utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de sus datos o información personal, de forma parcial o total, así́ como para que transfiera dichos datos o información parcial o total a terceros.

AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. podrá́ contratar con terceros el procesamiento de la información de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y/o para que realicen cualquier otra actividad en relación a utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, de AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A.

Así mismo, los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, autorizan a AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. a compartir sus datos con empresas con las cuales tenga acuerdos comerciales, tales como entidades bancarias, entre otras, para los fines arriba expresados y estos terceros estarán obligados a cumplir con todas las regulaciones y políticas de privacidad de AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A.

Igualmente, con la aceptación de esta Política de Privacidad, los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, declaran conocer que AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. puede suministrar esta información a entidades judiciales, o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control de su operación cuando medie requerimiento legal para ello. Igualmente acepta que podrá́ ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control.

 

Derechos de los titulares de los datos    

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A, tienen los siguientes derechos, conforme al artículo 18 de la ley 1581 de 2012, los cuales pueden ejercer en cualquier momento. Los mismos derechos de los titulares podrán ser ejercidos por sus causahabientes, que acrediten dicha calidad, por el representante o apoderado del titular, que acredite su calidad, y por estipulación a favor de otro o para otro.

a) Derecho de acceso: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento; obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos.
b) Derecho de actualización y rectificación: el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados, en caso de alguna variación o rectificados, en caso de encontrar que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, inducen a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
c) Derecho de cancelación: cancelar los datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
d) Derecho a la revocatoria del consentimiento: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
e) Derecho a presentar quejas, peticiones y reclamos: Presentar quejas por el indebido tratamiento de su información personal ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

 

Deberes de los responsables del tratamiento de datos personales.
Los responsables del manejo y tratamiento de datos personales
deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Deberes de los encargados del manejo y tratamiento de datos personales.     Los encargados del manejo y tratamiento de datos personales deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Seguridad y Confidencialidad

Para garantizar la protección de privacidad, confidencialidad e integridad de la información, AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. ha adoptado todos los medios, buenas prácticas y medidas técnicas a su alcance para asegurar la transmisión de la información a las bases de datos y para evitar la alteración, pérdida, mal uso, acceso no autorizado y robo de los datos personales facilitados por los Usuarios para los fines arriba expresados. Ello no obstante, el Usuario debe ser consciente de que las medidas de seguridad no son infalibles.

La información que un cliente ingresa en la página web de AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. www.haciendanapoles.com se mantiene de forma estrictamente confidencial y no es compartida con terceros distintos a los indicados en esta Política de Privacidad.

AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. conservará, bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad aquí́ descritos y para las finalidades señaladas en este documento, los datos personales de los proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, durante todo el tiempo de ejecución de cada contrato de prestación de servicios suscrito entre AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. y sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y por diez (10) años más.

 

Datos de Niños, Niñas y Adolescentes Menores de 18 Años

AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de 18 años, buscando que se respeten en su tratamiento el interés superior de aquellos, en aras del respeto a sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

Por lo tanto, si un cliente, proveedor, contratista, empleado y ex empleado, entre otros, suministra datos de tal forma que se pueda identificar que estos datos corresponden a un menor de 18 años, AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. actuará conforme a lo aquí́ expresado para tratar dichos datos, conforme la presente Política de Privacidad.

 

Actualización de Datos Personales

Un cliente, contratista, empleado y ex empleado, entre otros, puede actualizar sus datos personales a través de los siguientes canales:

Correo electrónico: protección.datos@haciendanapoles.com
A través de los siguientes números: línea nacional 018000510344
Horario de Atención: 8:00 a.m. – 6:00 p.m. Lunes a viernes.

Así mismo, el titular de la información, a través de los siguientes canales podrá solicitar que no le envíen correspondencia, o no ser contactado para ofrecerle un bien o servicio ofrecido por AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A.

 

Procedimiento para el ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información

Para ejercer los derechos que le confiere la ley aplicable a cada persona, el Cliente, contratista, empleado y ex empleado, entre otros, puede realizar su requerimiento a la siguiente dirección electrónica: protección.datos@haciendanapoles.com y se seguirán los procedimientos legales correspondientes.

Es necesario dejar prueba de lo siguiente:

a) Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada
b) Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo/consulta
c) Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
d) Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
e) Fecha de recibo de la consulta/reclamo.

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos.

La respuesta a la consulta/reclamo deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla consulta/reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Persona o área responsable de la protección de datos personales.

El área de Gerencia o quien haga sus veces, o quien esta designe asumirá la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la presente política. Puede ser contactada a través del siguiente medio: protección.datos@haciendanapoles.com

 

Entrada en vigencia y plazo

AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A. se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio será́ informado y publicado oportunamente en la página web www.haciendanapoles.com

La última revisión realizada a esta Política de Privacidad fue el 30 de septiembre del 2017, fecha a partir de la cual es aplicable.

 

Datos del Responsable del tratamiento.

Nombre o razón social: AYUDA TECNICA Y DE SERVICIOS S.A.
Domicilio o dirección: Medellín, carrera 43f N 12-19
Correo electrónico: protección.datos@haciendanapoles.com
Teléfono: 018000510344
Página web: www.haciendanapoles.com

 

Datos del Encargado del tratamiento de los datos personales

Nombre o razón social: Claudia Orozco
Domicilio o dirección: Cra 43F num 12-19
Correo electrónico: protección.datos@haciendanapoles.com
Teléfono: 018000510344
Página web: www.haciendanapoles.com

 

 

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